PyConDE Planungstreffen DZUG 2010 - 16.09.2010

Termin

Der Termin soll im September 2011 stattfinden.

Genaueres hängt vom Ort ab und z.B. davon, ob lokal Messen abgehalten werden, die die Hotelpreise enorm in die Höhe schnellen lassen (in Düsseldorf verdreifachen sich beispielsweise die Preise in dieser Zeit).

In München ist zudem das Oktoberfest zu berücksichtigen, so daß, realistisch gesehen, nur die erste Septemberwoche in Frage käme.

Ort

Als mögliche Orte wurden Uni Düsseldorf, Uni Köln und die Fachhochschule in München genannt. Martin von Löwis hatte zudem Berlin als "Fallback-Solution" angeboten. Konkret konnte aber noch niemand zusagen, ob er bereit wäre die lokale Organisation zu stemmen.

Der Erfahrung nach, sind für das lokale Orga-Team mindestens 5 Personen notwendig. Selbst wenn eine Person ausfällt, wäre die Konferenz dann immer noch gesichert. Nicht dazu zählen lokale Helfer, die für den Event angeheuert werden, wie z.B. studentische Hilfskräfte, Hausmeister, etc.

Eine Entscheidung für den Ort muß möglichst bald erfolgen. Als Termin wurde Ende September genannt, das werden wir aber wohl nicht hinbekommen, zumal das Semester noch nicht wieder begonnen hat.

Realistischer für die Entscheidung des Ortes erscheint mir daher Mitte Oktober zu sein.

Größe

Wir wollen eine Teilnehmerzahl von 200 Personen anstreben. Mehr Plätze wird es nicht geben. Die "Vergabe" läuft über die Reihenfolge der Anmeldung.

Preis

Die Konferenz soll kostendeckend und nicht allzuteuer durchgeführt werden. Für Training-Sessions wird ein Zusatzbeitrag erhoben. Sprints sind kostenlos und werden über die Konferenzgebühr gegenfinanziert.

Studenten erhalten eine erheblichen Rabatt. Je nach Ort kann es sein, daß wir Studenten sogar umsonst registrieren müssen (in den Unis kann das eine Voraussetzung für die Nutzung der Räume sein).

Struktur

Wir haben uns für eine Konferenzstruktur mit jeweils zwei parallel laufenden Strängen entschieden. Daneben soll es Räume für OpenSpace-Sessions geben, die die Teilnehmer selbst organisieren.

Die Grobstruktur sieht den normalen Ablauf einer OSS-Konferenz vor, sprich Training-Sessions, Konferenzvorträge, Sprints.

Start soll jeden Tag um 09:00 Uhr sein. Ende um 17:00 Uhr. Die Mittagspause soll ca. 1.5 Stunden betragen.

Es wurde angeregt, den Zeitplan so zu gestalten, daß der Anfang der Mittagspause gestaffelt beginnt. Allerdings ist nicht ganz klar, wie man das mit der kurzen Wechselzeit von nur 5 Minuten in Einklang bringen soll, bzw. ob das bei 200 Personen überhaupt nötig ist.

Dienstag

Ganztägig jeweils parallel zwei Training-Sessions à 3 Stunden.

Mittwoch

Vormittags entweder zwei weitere Training-Sessions oder OpenSpace.

Nachmittags: Start der Konferenz, dann zwei parallele Stränge mit Vorträgen.

Eventuell am späteren Nachmittag eine Stadtführung zu Fuß.

16:00-17:00: Lightning Talks

Donnerstag

Ganztägig zwei parallele Stränge mit Vorträgen.

16:00-17:00: Lightning Talks

Abends: Social-Event (siehe unten)

Freitag

Vormittags: zwei parallele Stränge mit Vorträgen.

Nachmittags: OpenSpace und Sprints, bzw. deren Vorbereitung.

Samstag

Ganztätig Sprints.

Sonntag

Ganztätig Sprints; allerdings ist noch nicht ganz klar, ob wir den Sonntag überhaupt organisieren wollen.

Vorträge

Wir möchten folgende Bereiche abdecken:

• Python
• Zope
• Plone
• Django

wobei sowohl Entwickler und Anwender gleichermaßen angesprochen werden sollen. Welche Tracks man in den zwei Vortragssträngen anbietet wurde noch nicht entschieden.

Die Vortragszeit soll einheitlich 20 Minuten betragen, danach 5 Minuten Diskussion und 5 Minuten Wechselzeit. Die Track/Session-Chairs sollen auf Einhaltung dieser Zeiten achten und ggf. eine Weiterführung der Diskussion in einer OpenSpace-Session anregen.

Sollte ein Vortrag mehrere Slots in Anspruch nehmen, sollte dieser in mehrere Teile zerlegt angeboten werden, z.B. eine Einführung und ein Teil für fortgeschrittene Anwender.

Nach jeweils drei Vorträgen kommt dann eine Pause von 30 Minuten.

Die Vorträge sollten, sofern möglich, in Deutsch gehalten werden. Eine Simultanübersetzung wie bei der PyCon Italy wird es nicht geben.

Training-Sessions

Die Training-Session laufen jeweils über 3 Stunden mit einer Pause von 30 Minuten.

Keynotes

Keynotes sollen morgens stattfinden, um die Besucher zum früheren Besuch der Talks einzuladen - oft werden die ersten Vorträge an den Folgetagen nur spärlich besucht.

Die Keynotes können auch in Englisch gehalten werden.

Sprints

Sprints werden aller Wahrscheinlichkeit nach in anderen Räumen stattfinden als die Konferenz selbst. Gestellt werden die Räume und Netzwerkanschluß (WLAN).

Catering kann während der Sprints nicht angeboten werden.

Catering

Es sollen durchgehend Getränke und je nach Tageszeit belegte Brote oder Kuchen angeboten werden.

Eine Mittagessen soll im Konferenzpreis enthalten sein. Sofern die Mensas weitere Essen anbieten, müssen die Teilnehmer dafür selbst aufkommen. Essensmarken o.ä. werden an die Teilnehmer bei der Registrierung ausgegeben.

Social-Events

Für Mittwoch ist eine Stadtführung angedacht, die Interessierte wahrnehmen können. Die Führung sollte zu Fuß stattfinden, sofern das möglich ist, und um die Kosten niedrig zu halten.

Am Donnerstag ist abends ein gemeinsamer Social-Event geplant, der auch ein Essen umfassen soll.

In Düsseldorf könnten man z.B. das Variete Apollo hierfür anmieten bzw. entsprechend viele Plätze buchen.

Facilities

Die Konferenz wird den Teilnehmern kostenlosen Zugang zum Internet per WLAN geben.

In den Vortragsräumen (wahrscheinlich Hörsäle) wird jeweils ein Projektor (Beamer) bereitstehen. Für die Lightning-Talks sollte es einen Probeprojektor geben, damit die Notebooks vorbereitet werden können.

Für unsere Mac-Liebhaber sollen entsprechende VGA/DVI-Adapter bereitgestellt werden, da es hier immer wieder zu Problemen kommt.

Alle Räume müssen mit einer hinreichend großen Menge Steckerleisten ausgestattet werden, damit Notebooks und dergleichen angeschlossen werden können.

A/V Recording

Die Vorträge können aufgenommen werden, sofern der Konferenzort hierfür die nötige Einrichtung vorhält. Das Editing und Hochladen auf blip.tv wird allerdings nicht von dem Konferenzteam erwartet, sondern müßte von einem Freiwilligen hierfür angeboten werden.

Sponsoren

Für das Sponsoring wollen wir drei Level zur Verfügung stellen, jeweils mit unterschiedlichen Beiträgen und Leistungen:

• Platin
• Gold
• Silber

Daneben soll es für einige Events/Goodies gesonderte Eventsponsoren geben:

• Sprint-Pizzas
• T-Shirts
• Party

etc.

Orga-Team

Das lokale Orga-Team soll zur besseren Kommunikation mit Walkie-Talkies ausgestattet werden.

Track/Session-Chairs

Alle Sessions müssen von Session-Chairs begleitet werden, die jeweils den Vortragenden ankündigen, moderieren, bei Problemen helfen und zusehen, daß die Vortragszeiten eingehalten werden.

Ob wir neben Session-Chairs auch noch gesonderte Track-Chairs benötigen ist noch nicht klar - die Rolle wird wohl eher von derselben Person übernommen.

Konferenzsystem

Hier werden wir mit den Organisatoren der DjangoCon Europe (Jannis Leidel) Kontakt aufnehmen. Eventuell können wir deren System verwenden.

Bezahlsystem

Um das Bezahlsystem so einfach wie möglich zu halten, wollen wir das bewährte DZUG-Überweisungssystem anwenden.

Hier ist angedacht, daß wir die DZUG-Sekretärin für diese Aufgabe bei Gocept "ausleihen".

Registrierung

Die Registrierung und die Konferenz-Teilnehmer-Kommunikation soll von einer Sekretärin übernommen werden, die wir hiermit beauftragen.

Konferenzbroschüre

Sofern möglich würden wir gerne eine ähnliche Broschüre wie bei der DZUG 2010 Tagung an die Teilnehmer verteilen.

Die Details wären noch mit de DZUG und den dort Verantwortlichen zu klären.

Langfristige Strukturplanung for PyCon DE Konferenzen

Es wurde angeregt, statt eines Vereins für die Durchführung der Konferenz, eine UG zu gründen. Diese ist wesentlich einfacher aufzusetzen und bedarf auch nicht der ganzen Vereinsorganisation.