(Notizen von AndiAlbrecht, geringfügig überarbeitet ReimarBauer)

Notizen PyConDe-Planung auf FrOSCon 2010-08-21

• ReimarBauer: Zusammenfassung der Besprechung auf der Europython

Offene Fragen

• AndreasSchreiber: DLR in Köln geht nächstes Jahr (2011) nicht (wg. Umbau), DLR wird eine entsprechende Veranstaltung unterstützen.

Vereinsgründung

• Haftungsrechtliche und steuerrechtliche Problem bei Durchführung ohne Verein, sobald Geld im Spiel ist.
• juristischer Rahmen zur Durchführung erforderlich

Infos von durchgeführten Veranstaltungen

• MarkusZapke: berichtet von der DjangoCon Europe

  • Videoaufzeichnung und Postprocessing professionell (eingekauft)

  • Notwendigkeit einer Struktur hinter DjangoCon Europe

    • Vereinsgründung erfolgt
      • derzeit jedoch keine Anerkennung als gemeinnütziger Verein
      • ein Verein braucht natürlich Inhalt (außer dem gerade aktuellen Thema/Projekt)
  • Leute vor Ort absolut notwendig zur Durchführung der Konferenz

• ReimarBauer: berichtet vom BarCamp

  • Für das durchgeführte BarCamp war keine Vereinsgründung notwendig, da weder Einnahmen noch Ausgaben (keine Rechnungen); Haftung im Rahmen von Privathaftpflicht machbar.

Für den weiteren Verlauf der Diskussion soll erstmal Fokus auf inhaltliche Aspekte der Veranstaltung, statt finanzielle Diskussion (da gar nicht klar ist, für was Geld überhaupt benötigt wird). Der Gegenwert, den man einem möglichen Sponsor bietet, muss für diesen interessant sein. Z.B. Logoplatzierung bei Videoaufzeichung und Streaming. Unterschiedliche Sponsoringvarianten (Sponsorformen, Sponsor-Verhalten) sind zu berücksichtigen.

Diskussion über Umfang: ca. 200 Teilnehmer

• Größenbeschränkung zur Planung sinnvoll
• bei großem Ansturm kann in Folgejahren erweitert werden
• Terminfrage wichtig für Besucherzahlen (wg. parallelen Veranstaltungen)
  • April wird als günstiger Termin von vielen bevorzugt
• zur Abschätzung der Größe: Pre-Registrierung (=Interessensbekundung), frühes CfP

• 200 Teilnehmer ggfs. für erste PyConDe zu hoch angesetzt, nicht weniger als 120

• Limit notwendig, da keine Zahlen vorhanden sind auf die man sich beziehen kann.

Professionalität

• Flyer
• Video
• Location / Infrastruktur
  • Zentrale Lage
  • WLAN
  • Stromversorgung
• PR
• Einfluss auf Sponsoren, Wirksamkeit in Öffentlichkeit, potenzielle Besucher
• Conference Kit

Art der Konferenz

• Diskussion über Form: BarCamp vs. Con

  • Kombination aus beidem: BarCamp vor Con, Sprints anschließend (oder umgekehrt)

• Öffentlichkeitswirksamkeit? Internationalität?
• Einbindung von Communities (Python UG, Django, Zope/Plone)
• "Kleine" Konferenz zum Start
  • Professionalität, aber überschaubar
• Vorstellungen (in der Runde)
  • Tutorials
  • Benefit für Unternehmen (über Teilnahme der Mitarbeiter)

Ideen zu Veranstaltungsorten

• St. Augustin (nicht ideal)
• skurrile Orte, Ort mit Charakter
• Unis und Forschungseinrichtungen
• DESY Hamburg

Anforderungen an Räumlichkeiten

• Anzahl an Tracks
  • Anzahl Tracks = Themespektrum
    • Bei Veranstaltungsort = Institution: Institutionsnaher Track
    • max. 4 Tracks
      • Python Core
      • Web

      • Wissenschaftliche Nutzung / HighPerformanceComputing

      • was spezielles

    • endg. Festlegung der Tracks/Schwerpunkte nach CfP

    • kürzere Vorträge (halbe Stunde plus Diskussion)

      • BarCamp zuvor hat Vorteil, dass Themen angeteasert werden können

• mind. 1 größerer Raum für Keynote

interessierte Python User Groups (als Helfer vor Ort)

• PyCologne

  • die Anwesenden pyCologne pythonistas haben sich einstimmig für eine Unterstützung im Rahmen des Möglichen ausgesprochen
• München

nächste Schritte

• publik machen der PyCon-Planung in der dt. Community

  • Wiki, Mailingliste
• DZUG:
  • Entscheidung; Vereinsgründung
    • DZUG bietet Hilfe an, falls Vereinsgründung ausufert.